A. Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi
dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh
pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan baik.
Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau
hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Tidak terorganisasinya
pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
1. Bertele-tele,
dengan kata lain pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca
memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.
2. Memasukkan
bahan-bahan yang tidak relevan, adanya informasi yang tidak relevan akan
membuang waktu dan juga dapat membuat pesan yang disampaikan menjadi tidak
jelas serta sulit dipahami.
3. Menyajikan
ide-ide secara tidak logis, hal ini akan menyebabkan audiens sulit untuk
memahami poin-poin penting yang disampaikan, sehingga komunikasi akan tidak
lancar.
4. Informasi
penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan, karena asyik membahas
hal-hal yang hanya bersifat pendukung saja, poin-poin yang seharusnya
memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.
B. Pentingnya
Pengorganisasian yang Baik
Dengan mengatur ide secara logis, berurutan, dan tidak
bertele-tele, ide yang tersampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan informasi,
motivasi maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan secara baik adalah
suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan dengan baik,
ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
a. Subjek
dan tujuan harus jelas.
b. Semua
informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
c. Ide-ide
harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
d. Semua
informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang
disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima
pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah
pekerjaan komunikator.
C. Pengorganisasian
Pesan-pesan Melalui Outline
1. Mendefinisikan
dan Mengelompokkan Ide-ide
Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline
sangat diperlukan. Outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara
bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Susunan outline secara garis besar
dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:
a. Mulailah
dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi
umum dari suatu pesan.
b. Nyatakan
poin-poin pendukung yang penting
Poin-poin pendukung akan memperkuat tentang ide-ide pokok
yang kita tentukan.
c. Ilustrasi
dengan bukti-bukti
Memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang
berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang disajikan, outine yang
dibuat akan menjadi semakin baik.
2. Menentukan
Urutan dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2 pendekatan penting,
yaitu:
a. Pendekatan
Langsung (deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan
bukti-bukti pendukungnya.
b. Pendekatan
Tidak Langsung (induktif)
Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan
ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk
pesan singkat (memo dan surat), maupun pesan formal (laporan, usulan, dan
presentasi).
Setelah dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan
memilih suatu pendekatan umum, maka dapat dipilih rencana organisasional yang
paling cocok sebagai berikut:
a. Direct
Request
b. Pesan-pesan
Rutin, Good News, atau Goodwill
c. Pesan-pesan
Bad News
d. Pesan-pesan
Persuasif
Sumber Referensi :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar